Alles over de fiscale bewaarplicht

Wat moet je bewaren?

Alle onderdelen van de administratie die worden gezien als basisgegevens moeten worden bewaard. Dit zijn:

• Het grootboek
• Debiteuren- en crediteuren administratie
• Voorraadadministratie
• In- en verkoopadministratie
• Loonadministratie

Naast de basis onderdelen moeten ook de stam- en brongegevens worden bewaard. Stamgegevens zijn de gegevens over klanten, leveranciers, artikelen, prijzen etc. Dit zijn gegevens die niet of nauwelijks veranderen. Brongegevens zijn bijvoorbeeld bestelformulieren of detailgegevens uit een kassa.

Welk bewaartermijn is verplicht?

Het bewaartermijn is 7 jaar, daarna vervalt de actualiteitswaarde. Zo lang gegevens actueel zijn moeten deze worden opgenomen in de administratie. Loopt jouw huurperiode van 5 jaar af, dan gaat vanaf dat moment de bewaarplicht van 7 jaar in. Er is een uitzondering: voor de btw op onroerende zaken geldt een bewaartermijn van 9 jaar.

Hoe moet ik mijn administratie bewaren?

De gegevens van jouw administratie bewaar je in de originele vorm (digitaal of op papier). Als je alles digitaal bewaard, dan moet je ervoor zorgen dat de Belastingdienst eenvoudig alle bestanden kan controleren.

Wat als de Belastingdienst op locatie komt controleren?

De controle vindt vaak plaats bij de locatie van het bedrijf zelf. Er wordt overlegd welke gegevens er moeten worden gedeeld en binnen welke termijn. Lever je de gegevens niet aan of niet op de juiste manier, dan voldoe je niet aan de bewaarplicht.

Heb je een vraag over de bewaarplicht of over jouw administratie? Het Rekenlokaal zorgt ervoor dat jij het altijd goed op orde hebt. Neem voor meer informatie contact met ons op via het contactformulier of bel naar 072 - 20 13 036.