Waar moet de loonadministratie aan voldoen?

Een complete loonadministratie bevat de volgende onderdelen:

• Loonstaat
• Loonstrookjes
• Jaaropgave
• Vrijgestelde vergoedingen, uitkeringen en verstrekkingen
• Beschikkingen en verklaringen
• Loonbestanddelen in eindheffing

Hieronder lichten wij de onderdelen uit.

Loonstaat

De loonstaat is voor de werkgever. Hierop staan de verdiensten waarmee de loonheffingen worden berekend. De loonstaat bevat de NAW-gegevens en Burgerservicenummer van de werknemer. Daarnaast staan ook de loon in geld en natura, fooien, reiskostenvergoeding, verschuldigde loonbelasting en verzekeringspremies erop.

Loonstrook

Bij iedere uitbetaling van het salaris ontvangt de werknemer een loonstrook. Deze loonstrook moet de volgende onderdelen bevatten:

• NAW-gegevens werknemer
• Gegevens van de werkgever
• Het minimumloon
• Daadwerkelijke brutoloon
• Samenstelling van het salaris
• Ingehouden loonbelasting, premies, pensioen- en VUT-premies
• Aantal overeengekomen uren volgens het contract
• De periode waarover het salaris wordt betaald
• Vakantierechten

Onderdelen die handig zijn om te vermelden op de loonstrook, maar niet verplicht zijn:

• Burgerservicenummer werknemer
• Aantal gewerkte dagen
• Of de loonheffing wel of niet wordt toegepast
• Onkostenvergoedingen
• Nummer dienstbetrekking
• Verrekende arbeidskorting
• Loon van de Zvw
• Loon voor de werknemersverzekeringen
• Werknemersverzekeringen waarvoor de werknemer is verzekerd
  
  

Jaaropgave

Een jaaropgave is een overzicht met alle informatie over het salaris en inhoudingen van het voorgaande jaar. Iedere werknemer moet de jaaropgave ontvangen voor 1 maart. De jaaropgave moet bestaan uit:

• Het totaal ontvangen loon van het afgelopen jaar
• Loonheffingen en of de loonheffingskorting wel of niet is toegepast
• Totaalbedrag van de verrekende arbeidskorting
• Burgerservicenummer van de medewerker
• Het salaris voor de Zvw en de ingehouden bijdrage
  
  

Vrijgestelde vergoedingen, uitkeringen en verstrekkingen

Alle vergoedingen en uitkeringen die jouw werknemers ontvangen, maar niet behoren tot het loon, moeten apart per werknemer in de loonadministratie worden opgenomen. Denk hierbij aan reiskostenvergoeding, financiering van een studie of opleiding, geschenken, leningen of diensttijduitkeringen.

Beschikkingen en verklaringen

Heb je jouw werknemer een kopie van een beschikking of verklaring van de Belastingdienst gegeven? Dan bewaar je deze in de loonadministratie tot vijf jaar na beëindigen van het dienstverband.

Loonbestanddelen in eindheffing

Bij sommige onderdelen van het loon wordt de loonbelasting geheven in de eindheffing. Die wordt niet ingehouden op het loon, maar zijn kosten voor de ondernemer zelf.

Ondersteuning bij de loonadministratie

Heb jij hulp nodig bij de loonadministratie? Het Rekenlokaal helpt jou hier graag bij. Lees hier meer over onze dienstverlening of neem contact met ons op. Bel naar 072 - 20 13 036  of stel jouw vraag via het contactformulier.